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성공적인 비즈니스 에티켓

너, ‘비즈니스 에티켓’ 모르고 어떻게 입사했어! 비즈니스 에티켓이요? 모르는데 어떻게 해요!

무엇이든지 처음은 어렵다. 사회초년생들은 조직의 ‘막내’로 사회생활에 첫 발을 내딛을 것이다. 평소에 어른들에게 ‘예의바른’ 청년이었을지라도 통상적인 ‘예절’과 회사 내에서 지켜야 할 ‘예절’에는 다른 점이 있다. 비즈니스 관계에서는 자신보다 어리지만 직급이 높을 수도 있고, 다른 업체의 직원을 만날 수도 있기 때문이다. 자신이 어떻게 행동하느냐에 따라 자신의 진급 속도가 달라질 수도 있고, 첫 인상이 결정될 수도 있다. 앞으로 이야기할 비즈니스 에티켓에 대해 잘 배워 두어 ‘배운 신입’이 되어보자.
- 엮은이 말

● 직장생활 예절


1. 인사예절

1) 인사 - 처음 만난 경우에는 밝은 목소리로 허리를 굽혀 인사하고, 그날 인사를 나눈 상태라면 웃는 얼굴로 목례를 한다. 가급적 상사를 앞질러 나가면서 인사하지 않도록 하고, 상사를 앞질러 지나가야 할 경우에는 “실례합니다.”라며 양해를 구한다.

2) 악수 - 악수를 할 때에는 상급자가 먼저 악수를 청한 뒤에 하는 것이 맞다. 아랫사람은 악수를 하면서 허리를 약간 굽혀 상급자에 대한 예의를 표시한다.


2. 출근
1) 시간 - 출근 시간을 지키는 것은 기본 중의 기본이라고 할 수 있다. 가장 기본적인 성실도를 보여줄 수 있기 때문이다. 때문에 출근시간을 명확하게 지키고 신입사원은 30분 전에 출근하여 업무를 시작할 준비를 한다.

2) 인사 - 상사가 보일 경우, 밝고 명랑하게 먼저 인사를 한다. 꼭 서서 인사를 해야하며, 앉아서 건성으로 하는 인사는 지양하도록 한다.

3) 만약 사정이 생겨 지각을 하게 될 경우, 먼저 자신의 직속 상사에게 연락을 한다. 출근 시에는 상사를 방문 후 솔직하게 이유를 설명하고, “늦어서 죄송합니다.”라고 정중히 사과한다.


3. 의사소통

1) 상사가 자신을 부를 경우, “네. 부르셨습니까?”라고 즉각 대답한다.

2) 상사에게 갈 때에는 펜과 메모할 종이를 꼭 지참하고, 상사가 하는 말을 끝까지 잘 듣고 메모한다. 만약 잘못 들었을 경우에는 솔직하게 다시 질문하여 실수를 방지한다.

3) 보고할 사항이 있을 시에는 먼저 내용을 파악하고 업무가 늦어질 경우에는 미리 중간보고를 해 상사에게 미리 알리는 것이 업무에 지장을 주지 않는다.

4) 직장 상사에게 꾸지람을 들을 경우, 자신의 잘못을 인정하고 시정할 것을 약속한다. 이때 메모를 하는 등 자신이 경청하고 바꿀 의지가 있음을 전달한다면, 배우려는 의지가 강하다는 긍정적인 이미지를 심어줄 수 있다.


4. 퇴근

1) 퇴근 전에는 자신이 맡은 업무를 다 끝내어 놓고 책상을 정리해 놓도록 한다. 상사가 보기에 지저분한 책상은 좋은 인상을 주기 어렵기 때문이다.

2) 근무 중인 직장 동료가 있을 경우, 얼굴을 보고 인사를 한 뒤 퇴근하자.

● 호칭 예절


1. 동기사이

1) 기본적으로, 입사동기인데 연장자일 경우 직책 다음에 ‘님’자를 붙이는 것이 기본이고, 특별히 직책이 없는 경우에는 ‘씨’를 붙여 호칭해야 한다.

2) 친한 동료 사이라 하더라도 공식적인 호칭을 사용하는 것이 중요하다.

- 동기끼리 이름이나 사적인 호칭을 부르는 것은 상급자가 보았을 때 바람직하게 보이지 않을뿐더러 외부인이 보았을 때 신뢰도가 낮아지기 때문이다.


2. 상사

1) 직함을 모르는 상사를 만날 경우 먼저 호칭을 어떻게 해야 할지 물어보고, 질문할 수 없는 상황일 경우 자신이 직책상이나 연령상으로 상급자라고 하더라도 상대방을 높여 ‘선생님’이라 칭하는 것이 예의이다.

2) 자신의 입장에서 직장 상사가 한 말을 해당 상사보다 직급이 높은 상사에게 전할 경우에는 해당 상사의 호칭에 ‘님’자를 빼고 말을 전한다. 자신에게는 상사겠지만 상사에게는 부하직원이기 때문이다.

3) 존칭은 호칭할 때만 사용하고, 문서에는 상사의 존칭을 사용하지 않아도 결례가 되지 않는다.

4) 상사에게 자신을 지칭하는 경우 성과 직무명을 사용하는 것이 좋다.
(예: ~팀 소속 김팀장입니다. 통화 가능하신가요?)



● 연락 예절

1. 전화를 걸 때

1) 피치 못하게 급한 용무로 전화를 하는 경우 이외에는 식사 시간(12~14시)이나 너무 이른 아침, 퇴근시간 가까이에는 가급적 연락을 하지 않는 것이 좋다.

2) 전화를 걸기 전 상대방의 호칭이나 직함, 성함 등을 꼼꼼히 확인해 본다. 이를 잘못 이야기 할 경우 상대방에 대한 결례를 범하는 것이다.

3) 용건이나 전달 사항 등을 미리 메모해놓고, 머뭇거리거나 말실수를 하지 않도록 한다.

4) 수신이 된 경우, 먼저 인사를 하고 자신의 이름, 소속, 직책을 밝힌다. 그 후 통화가 가능한지 확인해 본 뒤 용건을 이야기한다.

5) 최대한 간결하고 간단하게 용건을 전하도록 한다. 만약 통화내용이 길어질 예정인 경우, 먼저 양해를 구한다.

6) 전화 용건이 끝난 후에는 가급적 상대방이 먼저 전화를 끊을 수 있도록 배려한다. 마지막에는 “감사합니다.” 등의 간단한 인사를 남긴다면 더 좋다.


2. 이메일이나 문자를 보낼 때

1) 이메일이나 문자를 보내는 경우, 먼저 인사를 건네고 자신의 이름과 직책을 문장 서두에 적는다.

2) 용건은 비교적 간단하게 상대방이 알아보기 쉽도록 정리하고, 예의를 갖추어 보낸다.

3) 자신이 문자를 보낸 경우나 문자를 확인할 경우 최대한 빠르게 회신한다.

4) 파일을 첨부하는 경우, ‘파일을 첨부하오니 확인 부탁드립니다.’라고 보낸다.

5) 맞춤법이나 오탈자를 확인한 후, 마지막으로 ‘감사합니다, 좋은 하루 보내십시오.’등의 문장으로 마무리하면 예의바른 인상을 줄 수 있다.


● 명함 예절


1) 거만하다는 느낌이 들지 않도록 자신이 먼저 명함을 전달하는 것이 좋으며, 전달 받을 때는 왼손 위에 오른손을 올려 받아 공손함을 표현한다.

2) 명함을 앉은 상태에서 전달하지 않도록 해야 하며, 서서 주고받는 것이 기본 예의이다.
3) 명함을 전달할 때에는 먼저 자신이 누구인지를 소개한 다음 전달한다.

4) 오른손으로 명함을 건네야 하며, 상대방이 확인하게 쉽게끔 상대방의 기준으로 돌려서 내민다.

5) 명함을 건네받은 뒤에 바로 명함을 내려놓거나 넣어두지 않아야 하며, 짧게나마 확인하는 인상을 주는 것이 중요하다.

6) 상대방의 명함에 낙서나 메모를 하면 예의에 매우 어긋난 행동이며 이는 상대방을 무시하는 듯한 느낌을 줄 수 있음으로 하지 않도록 한다.

● 회식자리 예절


회사생활에서 빼놓을 수 없는 것 중의 하나가 회식이다. 상사에게 예쁨을 받기 위한 가장 좋은 방법은 회식자리에서 ‘센스 있게’ 행동하는 것이다. 지난 9월 11일 SBS에서 ‘은밀하게 과감하게-요즘 젊은 것들의 사표’가 방영되었다. 이날 방송에서는 직장인들의 회식문화에 대한 이야기가 화두로 떠오르기도 했다. 회사 밖에서 자신을 어필할 수 있는 기회인 중요한 회식자리에서 지켜야할 예절에는 무엇이 있을까?


1. 자리배치/자리세팅

1) 상사의 자리는 안쪽이다. 밖의 풍경을 볼 수 있는 자리에 상사의 자리를 안내하고, 자신은 문을 등진 가장자리에 앉도록 한다.

2) 자리 세팅은 연배와 직급 순으로 한다. 수저를 올린 후 물컵 물을 따라 자리를 준비한다.

3) 자리에는 상사가 먼저 앉은 후 착석하며, 앉으라는 지시가 있기 전에는 착석하지 않는다. 또한 상사가 먼저 말을 꺼내기 전에는 말을 꺼내지 않는다.


2. 술을 마실 때

1) 상사가 선호하는 술의 종류를 미리 파악해두면 좋다. 자신에 대한 관심을 보이는 신입사원에게 상사 또한 애정이 가기 때문이다.

2) 상사의 술잔을 채울 때에는 상사의 술잔이 빈 것을 확인한 후 “한잔 올려도 되겠습니까?”라고 물어본 후 따른다.

3) 오른손으로 병의 목 부분을 잡고 왼손으로 병의 밑 부분을 받친다. 이때, 술병과 술잔의 각도는 30도가 되도록 유지한다.

4) 상사와 술잔을 부딪힐 때는 상사의 술잔보다 낮게 부딪혀야 한다.

5) 술을 마실 때에는 상사가 먼저 잔을 들기 전에는 잔을 들지 말고, 잔을 돌려서 술잔이 보이지 않게 가리고 가급적 한 번에 마셔야한다.

6) 술을 잘 하지 못하는 경우, 솔직하게 “술을 잘 하지 못합니다.”라고 정중히 말해도 무방하다. 회식자리에서는 술을 많이 마시는 것보다 과음 및 실수를하지 않는 것이 가장 중요하기 때문이다.

7) 첫 잔은 받는 것이 예의이며, 입술이라도 적셔야 결례가 되지 않는다.


3. 귀가 시

1) 회식이 마무리 될 때, 상사가 일어나기 전까지 먼저 일어나지 않는 것이 예의이며, 귀가 시에는 모두에게 정중히 배웅 인사를 한다.

2) 상사가 평소에 대리운전이나 택시를 이용한다면, 시간을 파악해 미리 대리운전이나 택시를 호출한다면 센스 있는 신입사원이 될 수 있다.

3) 회식 후, 상사가 잘 귀가하였는지를 확인하는 문자 등을 남기면 더더욱 좋다. 예를 들어, ‘부장님, ~사원입니다. 무사히 귀가하셨는지요?’ 등의 내용을 전한다.

● 기타 예절


상사와 함께 차에 탑승하는 경우
상사와 함께 자동차에 탑승하게 되는 경우에는 뒷좌석의 오른편이 상석이다. 상사가 운전하는 경우에는 조수석에 앉아야 하며, 발을 올리거나 조는 등의 무례를 범하지 말아야 한다.



오랜 시간 동안 개인적인 대화를 나누지 못하는 상태에서 첫인상을 판단하는 사회생활에서 상대방에게 자신이 누구인지, 얼마나 ‘괜찮은’ 사람인지 알리고 싶다면, ‘비즈니스 에티켓’이야 말로 단기간에 자신의 개인적인 이미지는 물론, 외부에서 발휘할 경우 회사이미지를 긍정적으로 보여줄 좋은 방법이다. 물론 실수해 혼나기도 하고 선배들의 조언을 통해 뼈저린 경험을 쌓을 수도 있다. 생각만큼 세상은 너그럽지 않을 것이니, 사회생활에 대비할 짐을 싸두어야 남들보다 빨리 목적지에 도착할 수 있지 않을까? 남들과 같은 출발선상에 서있더라도 더 빠르게 달리고 싶다면, 자신의 실력은 물론 더 가벼운 런닝화를 신는 것 또한 도움이 될 것이다. 이 에티켓들을 숙지하고 사회에 나가 활용한다면 가벼운 런닝화를 선물받는 셈일테니, ‘비즈니스 에티켓’을 신고 한번 멋지게 달려보자. 승자는 여러분이다.

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