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[All about PPT] 파워포인트 시작 전 준비 7단계

첫째, 스퀘어맵 작업용 필기구 준비하기 : 스퀘어맵 작업은 종이에 슬라이드 크기의 네모를 그려 파워포인트에 작성할 내용을 미리 구상해 보는 일입니다. 이 네모 칸은 파워포인트에 입력할 아이디어를 정리할 공간입니다. 빈 종이와 필기구 준비가 끝나면 이어지는 순서에 따라 내용을 채워갈 것입니다.

둘째, 목적과 목표에 따른 주제와 목차 구성하기 : 목차를 구성하는 방법에 정답은 없습니다. 사업 계획을 진행하든 광고 기획을 진행하든 큰 범주에서 들어가야 할 목차는 있지만 순서와 흐름은 작성자임의로 변경할 수 있습니다. 그러므로 처음 목차를 구성할 때는 대략적인 목차를 정한 후 몇 장의 슬라이드를 사용할 것인지 예측해 보는 것이 중요합니다. 그런 다음 스퀘어맵에 적어 넣습니다.

셋째, 자료/정보 수집하기 : 각 슬라이드에 내용을 채우려면 다양한 자료를 수집하고 공부하는 과정이 필요합니다. 신프로는 인터넷에서 수집한 자료는 [참고자료]라는 폴더를 만들어 보관하고 주제에 따라 필요한 자료를 출력한 후 참고할 정보를 형광펜으로 표시하면서 정리하곤 합니다.

넷째, 자료 정리하기 : 이제 자료들을 ‘넣고, 빼고, 채우고, 줄이는’ 작업이 필요합니다. 조사한 자료나 정보를 그대로 사용할 수 없기 때문에 정리하는 작업을 거치는 것입니다. 이렇게 정리 단계를 거쳐야만 더욱 효과적이고 구체적으로 내용을 전달할 수 있게 됩니다.

다섯째, 도식화 및 이미지 고민하기 : 전달하고자 하는 메시지를 최적의 구성과 효과로 청중의 이해를 높일 수 있도록 하는 작업이 진행되어야 합니다. 글로만 표현된 자료라면 이미지를 사용해 이해를 높이거나 도식으로 표현하는 것도 좋습니다. 이렇게 도식을 고민한 후 파워포인트에서 작업해야 능률이나 작업 속도를 높일 수 있습니다.

여섯째, 이미지 및 폰트, 색상 고민하기 : 이제 스퀘어맵에서 정리한 내용을 참고하면서 메시지를 효과적으로 전달할 수 있는 이미지를 찾습니다. 상황별 하나의 이미지만 찾기보다는 여러 이미지를 찾아 놓은 후, 작업 중 유동적으로 활용할 수 있어야 합니다. 이미지를 찾았다면 이어서 파워포인트 문서에 사용할 폰트와 전체적인 콘셉트 색상을 고민합니다.

일곱째, 파워포인트 작업하기 : 파워포인트를 실행한 후 가장 먼저 해야 할 작업은 보험을 드는 것입니다. 여기서 보험은 자료 유실 방지를 위한 절차를 말합니다. 첫 번째 방식은 자동 저장 설정으로 자료를 저장하는 것이고, 두 번째는 파일명에 버전을 표시하여 저장하는 것입니다. 매번 같은 파일에 덮어씌우기 해서 저장하는 것이 아니라 다른 이름으로 저장하여 파일을 추가해 나가는 방식을 말합니다. 이런 절차를 거치면 오류가 생겼을 때 자료 유실을 방지하고, 복구하는 데 큰 도움이 됩니다.