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[프로그램활용TIP] 전자문서시스템 사용 TIP

전자결재 시, 문서 기안법

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전자문서시스템이란 다양한 형태의 문서와 자료를 생성부터 폐기까지 전자적으로 통합관리하는 시스템이다. 문서의 기안, 결재, 발송, 접수, 문서보관에 이르기까지 종이 없이 전자적으로 모든 처리가 가능하다.


우리학교에서 사용 중인 전자문서시스템은 정부의 신사무관리규정에 준수하며, 교내의 모든 문서를 전자화하여 의사결정의 효율성 및 신속성을 추구하고 있다. 또한 메일, 게시판, 커뮤니티, 통합검색의 추가 메뉴를 결재와 연동하여 편리성을 추구하고 있다.


결재의 경우, 이전에 대면결재 방식으로 진행하던 것을 전자결재 방식으로 바꿈으로써 보다 신속하고 효율적으로 업무를 수행하고 있으며, 시간과 장소에 구애를 받지 않고 있다. 메일 시스템도 기존의 인사시스템과 연동을 통해 전자문서시스템 사용자의 메일주소를 몰라도 이름만 안다면 메일을 보낼 수 있도록 편리함을 더 했다.


그리고 전자문서시스템과 웹메일, 종합정보시스템, 학사정보시스템의 비밀번호를 통합관리하여, 전자문서시스템에서만 비밀번호를 변경하면 기타 모든 시스템에서 동일하게 변경되도록 했다.


전자문서시스템을 처음 사용하는 교직원은 메뉴에 대한 정보나 사용법이 익숙하지 않을 것이다. 이러한 점을 감안하여 ‘도움말’ 메뉴를 만들어 웹상에서 바로 확인할 수 있도록 하여 사용자의 불편을 최소화했다.


끝으로, 전자문서시스템의 문제점을 보완하고 사용자에게 더 편리하도록 수정한다면, 업무의 효율성과 신속성뿐만 아니라 자원절약에도 큰 도움이 되리라 믿는다.

전자결재에서 문서 기안에 대해 간단히 설명하면 다음과 같다. 기안자는 문서의 내용을 작성한 후 결재선을 지정해 결재를 올린다. 지정된 순서에 따라 결재를 진행하는데 최종결재자에 의해 문서결재가 마무리 되며 결재된 문서는 미리 지정해둔 기록물철에 보관된다.


만일 결재 중에 문서의 내용이 잘못되어 추가, 수정이 필요하다면 문서를 회수해서 결재를 다시 올려야 한다. 결재를 올린 직후 결재가 아직 안된 상태라면 기안자가 직접 문서를 회수해 재기안으로 다시 결재를 올리면 되고, 결재자 중 1명이라도 결재가 진행된 상태라면 현재 진행 중인 결재자가 반송의견과 함께 반송처리를 해야 한다. 그렇게 반송된 문서를 기안자가 확인한 후 다시 기안을 해서 올려야 한다.





[사설] 다수결주의·합리주의 정치모델과 국가행복도 한국의 민주주의는 사실상 민주주의의 정체 또는 퇴행이라고 볼 수 있는 위기 가능성의 징후가 많다. 정치권에 대한 국민의 낮은 신뢰도, 정체성이 없는 정당정치 등은 한국 정치의 낮은 제도화 수준을 반영하고 있다. 이처럼 민주주의 토대를 위한 사회적 기반의 붕괴와 민주주의 절차의 핵심인 정당체제의 역할이 실종된 한국의 정치 상황에서 국민이 행복한 삶을 영위하기 위해 한국정치가 어떠한 방향으로 나아가야 하는지에 대한 함의를 제시하기 위해 다수결주의와 합의주의 정치모델에 대해 말하고자 한다. 다수결주의는 말 그대로 다수의 뜻이 지배하는 정치원리를 의미한다. 이 원리는 다수를 점한 세력에게 정치권력을 집중시키는 것이며, 일사분란하고 결단력 있는 리더십과 신속한 의사결정을 가능하게 하는 장점이 있다. 그러나 다수결주의는 다수를 점하는 정치세력이 권력을 독점하기 때문에 야당은 다음 선거에서 권력을 획득하기 전까지는 침묵해야 한다. 다수결주의는 이러한 면에서 매우 배타적이고 경쟁적이고 적대적이다. 다수결주의가 작동되는 가장 대표적인 나라는 미국이다. 합의주의는 다수가 지배하는 정치원리라는 면에서는 다수결주의와 다를 바 없으나, 다수에 의한 지배를 최소한의 기준으로 삼는다는