전자문서시스템이란 다양한 형태의 문서와 자료를 생성부터 폐기까지 전자적으로 통합관리하는 시스템이다. 문서의 기안, 결재, 발송, 접수, 문서보관에 이르기까지 종이 없이 전자적으로 모든 처리가 가능하다. 우리학교에서 사용 중인 전자문서시스템은 정부의 신사무관리규정에 준수하며, 교내의 모든 문서를 전자화하여 의사결정의 효율성 및 신속성을 추구하고 있다. 또한 메일, 게시판, 커뮤니티, 통합검색의 추가 메뉴를 결재와 연동하여 편리성을 추구하고 있다. 결재의 경우, 이전에 대면결재 방식으로 진행하던 것을 전자결재 방식으로 바꿈으로써 보다 신속하고 효율적으로 업무를 수행하고 있으며, 시간과 장소에 구애를 받지 않고 있다. 메일 시스템도 기존의 인사시스템과 연동을 통해 전자문서시스템 사용자의 메일주소를 몰라도 이름만 안다면 메일을 보낼 수 있도록 편리함을 더 했다. 그리고 전자문서시스템과 웹메일, 종합정보시스템, 학사정보시스템의 비밀번호를 통합관리하여, 전자문서시스템에서만 비밀번호를 변경하면 기타 모든 시스템에서 동일하게 변경되도록 했다. 전자문서시스템을 처음 사용하는 교직원은 메뉴에 대한 정보나 사용법이 익숙하지 않을 것이다. 이러한 점을 감안하여 ‘도움말’ 메뉴를
전자문서시스템을 사용하다 보면 아래 이미지와 같이 버튼이 모두 나타나지 않거나 전혀 보이지 않는 경우가 발생한다. 이는 윈도우XP 서비스팩2를 설치하면서 팝업창에 대한 웹페이지 경로를 나타내기 위해 하단에 주소표시줄이 한줄 생기면서 나타나는 현상인데 인터넷 옵션을 통해 간단히 해결할 수 있다.1. 인터넷 익스플로러 실행 -> 도구 -> 인터넷옵션 클릭2. 인터넷옵션 팝업창에서 보안 -> 사용자지정수준 클릭3. 보안설정 팝업창에서 크기 또는 위치 제한을 가지지 않은 스크립트에서 ‘시작한 창을 허용합니다.’부분을 사용으로 수정한 후 확인4. 인터넷 익스플로러를 종료한 후 다시 시작